اولین نفری باشید که امتیاز میدهید!

صحبت با تلفن و آداب نامه نگاری

اولین نفری باشید که امتیاز میدهید!

منظور از صدای مناسب برای امور تلفنی دفتر کار چیست؟

صدایی که گرم، دوستانه، جدی و تأثیر گذار باشد.

 

چگونه باید به تلفن کاری پاسخ داد؟

این امر به نوع کار مؤسسه بستگی دارد.

با گوش راست به تماس های کاری گوش کنید چون گوش راست به نیمکره چپ مغز یعنی مرکز منطقی آن مرتبط است.

نحوه پاسخگویی منشی یک جراح متخصص سرطان، باید با منشی یک صاحب نمایشگاه ماشین متفاوت باشد. منشی باید شرایط کاری را بسنجد و تصور دقیقی از رئیس و شرکت مربوطه را به عموم ارائه دهد.

صحبت همزمان با تلفن و با شخص دیگری حاضر در دفتر، دور از ادب است. وقتی با کسی تلفنی صحبت می کنید باید همه توجه خود را به مکالمه معطوف کنید حتی نباید چیزی بخورید یا بجوید…

نباید برای مسائل کاری با منزل افراد تماس گرفت مگر این که مورد اضطراری پیش آمده باشد. اگر برای مورد کاری با منزل کسی تماس گرفتید ابتدا از صمیم قلب از همکار و همسرش به خاطر این مزاحمت معذرت خواهی کنید.

دستگاه پیغام گیر تلفنی معمولاً می تواند در زمینه راهنمایی، جایگزین منشی شود. با دقت پیغام خود را ضبط کنید و توجه داشته باشید که هر چه مد نظرتان بوده در دستگاه ضبط شده باشد.

 

راهنمای برخورد هنگام مکالمه تلفنی

  • در صورت امکان پیش از پاسخ به تلفن بایستید. این کار احساس تسلط شما را بیشتر می کند.
  • تلفن را فوراً پاسخ دهید؛ در صورت امکان حداکثر پس از سه زنگ.
  • با گوش راست به تماس های کاری گوش کنید چون گوش راست به نیمکره چپ مغز یعنی مرکز منطقی آن مرتبط است.
  • در ابتدای صحبت، نام و پست اداری خود را بگویید.
  • نام تماس گیرنده را بپرسید و از آن هنگام مکالمه استفاده کنید.

نباید برای مسائل کاری با منزل افراد تماس گرفت مگر این که مورد اضطراری پیش آمده باشد. اگر برای مورد کاری با منزل کسی تماس گرفتید ابتدا از صمیم قلب از همکار و همسرش به خاطر این مزاحمت معذرت خواهی کنید.

  • گوش دهید و سعی کنید حرف طرف مقابل را قطع نکنید.
  • حواس خود را به مکالمه جمع کنید. سعی نکنید دو کار را با هم انجام دهید.
  • وقتی تماس گیرنده صحبت می کند به نوعی واکنش نشان دهید و از عبارات و اصواتی استفاده کنید تا وی بداند شما به دقت گوش می دهید.
  • پس از یادداشت نمودن مطلبی که تماس گیرنده گفته، آن را مجدداً برای وی بخوانید تا مطمئن شوید پیغام را درست گرفته اید.
  • اگر شخصی در زمان نامناسب تماس گرفت، برای وی توضیح دهید که فعلاً نمی توانید صحبت کنید، شماره تلفن و نام وی را یادداشت نمایید و بگویید که مجدداً تماس خواهید گرفت.
  • هنگام صحبت لبخند بزنید، چرا که در صدایتان به خوبی منعکس می شود!

 

آداب نامه نگاری

 

همواره برای نامه نگاری این موارد را رعایت کنید:

  • در نامه های فارسی ، چینش مطالب از سمت راست است. سرنامه در سمت راست و امضاء باید در سمت چپ باشد.
  • عموماً تاریخ (و شماره ) نامه در سمت چپ قرار دارد. در مکاتبات شخصی نیازی به ذکر نشانی در متن نامه نیست ولی در ادارات نامه ها در برگه های رسمی ( نشان دار) نوشته می شوند که نشانی اداره در پایین صفحه ذکر شده است.
  • به یاد داشته باشید که در نامه های انگلیسی آدرس گیرنده را سمت راست، بالای صفحه بنویسید و زیر آن تاریخ بزنید. سر نامه باید در سمت چپ و امضاء در سمت راست باشد.
  • همیشه ابتدا یک پیش نویس از نامه اصلی بنویسید. این روش وقتی که نمی دانید چه بگویید خیلی کمک می کند.
  • نامه های خود را تایپ نکنید، مگر این که دست خطتان خیلی بد باشد.
  • نوع قلم نامه نگاری نشان دهنده میزان احترام شما به دریافت کننده نامه است. هرگز با مداد نامه ننویسید. بهترین قلم خودنویس است و اگر به کمتر از آن قانع هستید می توانید از روان نویس استفاده کنید. در مکاتباتی که چندان رسمی نیستند می توانید از خودکار استفاده نمایید.
  • دقت کنید که از کلمات مناسب استفاده کنید. ایجاز و اختصار بهترین روش نامه نگاری است البته مختصر گویی نباید منجر به نارسایی شود.
  • به یاد داشته باشید که نامه ها نشان دهنده شخصیت شما هستند و بعضی از نامه ها سال ها نگهداری می شوند.
  • اگر همراه دعوتنامه هایتان برای اشخاص «کارت پاسخ» نمی فرستید و در عین حال لازم است بدانید چه کسانی حتماً می آیند، در دعوتنامه از مدعوین بخواهید که حتماً به آن پاسخ دهند.
  • به دعوتنامه ها در اسرع وقت پاسخ دهید. اگر از شرکت در مهمانی معذورید، در یادداشت کوتاهی علت را توضیح دهید. ولی اگر عذرتان بیماری بود ذکری از آن به میان نیاورید چون برای میزبان وظیفه اخلاقی ایجاد می کند که جویای احوال شما شود و این کار وقت با ارزش او را(قبل از میهمانی) می گیرد.
  • پاسخ باید همان ساختار و شکل دعوتنامه را داشته باشد.
  • اگر در نشانی نامه، عنوان خاصی برای شخص به کار رفته، مثلاً «جناب آقای دکتر احمدی» در سرنامه هم باید همان عنوان را استفاده کرد. هرگز هنگام امضای نامه برای خود عنوان به کار نبرید (مثلاً: خانم مینو اکبری).
  • کیفیت کاغذ را می توان از روی وزن آن تعیین کرد. هرچه وزن کاغذ بیشتر باشد، کیفیت آن بهتر است.
  • بیشتر افراد به سه نوع لوازم تحریر احتیاج دارند: رسمی، کاری و شخصی.
  • کاغذهای نوشته های غیر رسمی معمولاً سفید یا استخوانی رنگ است.
  • امروزه عموماً کارت های ویزیت ضمیمه نامه می شوند.
لوگو پرگار وب
طراحی سایت توسط پرگار وب کلیه حقوق این اثر برای دکتر آریا قهرمانی محفوظ می باشد. کپی برداری از مطالب و قالب سایت بدون کسب مجوز پیگرد قانونی خواهد داشت.
شروع
1
کمک میخواین؟
سلام 👋
چطور میتونیم کمکتون کنیم؟