آراستگی محیط 5S

 یکی از عمده ترین ویژگیهای دنیای امروزی تغییر و تحول ژرف و سریع در تمامی عرصه های رقابت بین المللی است.درچنین شرایطی بهره وری به عنوان اساسی ترین رکن این رقابت جلوه گر می شود. حرکت بهره وری تلاشی عمومی و مشترک در کلیه سطوح می باشد که هدف این حرکت بهبود بخشیدن به کیفیت زندگی شغلی از راه ایجاد محیط کاری بهتر، درآمد بالاتر و تقسیم عادلانه دستاوردهای افزایش بهره وری می باشد.

یکی از ابزارهای که امروزه برای رسیدن به بهره وری استفاده می شود نظام 5S یا نظام آراستگی است. همچنین اولین قضاوت مشتریان درباره شما و سازمانتان، قضاوت در خصوص نظم و آراستگی محل کار شماست. پس 5S اولین قدم در راه مشعوف سازی مشتریان (Customer Delight) می باشد. 5S یکی از مباحث عمده در مدیریت ژاپنی می­باشد که ابتدا در ژاپن و سپس در سایر کشورها به کار گرفته شده است. هدف  5S به بیانی ساده، سامان دادن، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، هماهنگی و ایجاد انضباط در محیط کاری است.  5S، به عنوان موثرترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان عملیات اصلاحی و بهبود بهره­وری شناخته شده است که با اجرای این اصول در صنایع و سازمانهای مختلف تجاری، صنعتی و خدماتی موجب افزایش بهره وری، استفاده بهینه از سرمایه نیروی انسانی و زمان انجام کار، افزایش کارایی و در نهایت سوددهی بیشتر سازمان می‌شود.

در واقع 5S سیستمی است که به‌منظور برقراری و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به‌کار گرفته می‌شود.  وجه تسمیه 5S، حروف اول پنج کلمه ژاپنی Seiri، Seiton، Seiso، Seiketsu و  Shitsuke  است.

عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است. جدول زیر معادل پنج واژه مذکور را به ترتیب از راست به چپ به سه زبان ژاپنی، انگلیسی و فارسی نمایش می‌دهد:

علل نیاز به 5S:

• نیاز به سرمایه گذاری زیادی ندارد.
• اجرای آن نسبتا آسان است.
• همه انسانها به محیط منظم و نظیف علاقمند هستند.
• نتایج کار برای همه کارکنان قابل لمس است.
• کارکنان به محیط کار خود افتخار خواهند کرد.
• محیط مناسب برای فعالیت های بهبود مستمر ایجاد می شود.
• عمر مفید دستگاهها و تجهیرات افزایش می یابد.
• خلاقیت در محیط کار افزایش می یابد.
• مدت زمان جستجو را کاهش می دهد.
• فاصله ها کوتاه تر میشود.
• خطا و اشتباه کمتر اتفاق می افتد.
• اتلاف ها کاهش می یابد.
• ایمنی افزایش می یابد.

تعریف کلی از 5 اصل نظام آراستگی:

  S1 ساماندهی:

تشخیص ضروری از غیر‌ضروری و دور‌ ریختن اشیاء زائد و انجام تعمیرات موردنیاز.

S2   ترتیب و تنظیم :

استقرار منظم اسناد، تجهیزات و اشیاء برای دسترسی سریع و آسان به آنها.

S3   تمیزی و پاکیزه سازی :

پیشگیری از کثیفی، پاکیزه نگه‌داشتن اسناد، اموال و افراد و حذف یا کنترل آلاینده‌ها.

 S4  تداوم و استاندارد‌‌سازی :

تداوم، استانداردسازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک، ترتیب و تمیزی و رعایت ایمنی در کار می‌باشد.

S5   تعلیم و انضباط:

عادت به انجام کارهای صحیح به کمک آموزش و فرهنگ‌سازی.

1) ساماندهی (سازماندهی، تفکیک و تعمیر) ( Seiri ):

ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه «پنج اس»، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری­ها می‌باشد.

نمونه­هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

* تفکیک اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی انها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفکیک کاربرگهای از رده خارج و کاربرگهای در گردش)

* دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید ( جمع آوری و انبار مناسب وسائل و تجهیزات)
* رفع عیوب و خرابیها ( تعمیر ملزومات اداری، تجهیزات فنی و خودروهای مورد استفاده)
* مبارزه با علل آلودگیها ( استفاده از دستگاههای تهویه مطبوع، ممنوع کردن کشیدن سیگار در محل کار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتی از ذخیره آب)
* بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل آلودگی ( بسته بندی مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگیر در پنجره ها و درپوش برای فاضلابها)
* تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری روغنهای مستعمل)
* جلوگیری از آلودگیهای کف سالنها (شستشوی منظم سالن تعمیرگاه، مشبک نمودن جایگاههایی که آلوده کننده هستند مثل تعویض روغنی و نقاشی)
* حذف آلودگیهای گرد و غبار ( استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن تعمیرگاهها، استفاده از فیلترهای صافی هوا)
* سازماندهی انبارها ( استفاده از سامانه­های نوین انبارداری)

ساماندهی در نظام پنج اس (5S)

 هدف از اجرای اصلS1:

• تعیین معیارهایی برای حذف غیر ضروری‌ها
• بکارگیری مدیریت اولویت ها و تعیین اولویت ها
• حذف علل آلودگی

مثال هایی از اجرای اصلS1:

1. دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید
2. خانه تکانی و تمیز کردن محل کار
3. رفع عیوب و خرابی‌ها
4. تمیز کردن کف محل کار
5. ساماندهی بایگانی و انبارها

S1 در دفتر کار یا محیط اداری:

1. پرونده ها را به گونه‌ای مرتب سازید که بتوان اطلاعات لازم را در هنگام نیاز به آنها یافت و برای این کار پرونده‌هایی را که به آنها نیاز ندارید دور بریزید.
2. دقیقا مشخص کنید که هر پرونده یا نوشته به کجا تعلق دارد. برای هریک از طبقه‌ها یا قفسه‌ها نوشته‌ای بگذارید که مشخص کند، آن چیست.
3. پرونده‌ها را بر اساس واحد، قسمت، نوع موضوع و یا مشتری ساماندهی کنید ولی همه افراد باید از وضعیت پرونده‌ها مطلع باشند.
4. فقط نوشته‌ها و پرونده‌هایی را ذخیره کنید که واقعا به آنها نیاز دارید.
5. استانداردها و معیارهایی برای ذخیره و حفظ کردن و یا دور ریختن پرونده‌ها وضع نمایید. از ایجاد عملیات پیچیده اجتناب نمایید. از فضای کم حداکثر استفاده را نمایید.
6. فردی را مسئول پرونده‌هایی که بطور مشترک مورد استفاده قرار می‌گیرند، تعیین کنید و نام او را روی پرونده‌ها بچسبانید، هر فردی برای استفاده از پرونده باید از طریق شخص مسئول اقدام نماید.
7. فهرست کنترل ساماندهی پرونده‌ها را شامل نکات زیر تهیه نمایید:

آیا این نوشته یا مدرک الزاما باید بعنوان پرونده ذخیره گردد؟

آیا تمام صفحات و اوراق ضمیمه موجود است؟

آیا نوشته‌های دیگری هم  همراه هستند که جای آنها در پرونده نیست؟

آیا واژه‌های کلیدی و عنوان‌ها مشخص هستند؟

آیا شماره پرونده‌ها و تاریخ سررسید مدت نگهداری آنها واضح و مشخص است؟

8. کارها را اولویت بندی کنید و زمان تحویل کار را معین نموده و برای اینکار جدول رسم نمایید.

2) نظم و ترتیب (Seiton ):

نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و کاربرگهای مورد نیاز را که قبلا در بند 1 شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر 30 ثانیه).

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
*  اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری و کارگران  به تجهیزات مورد نیاز)

* برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها (برچسب گذاری فایلها به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)

* استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات در جای خود، استقرار و طبقه بندی وسایل در قفسه های مخصوص)
*   بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار و ابزار در محل مخصوص خود)
* علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلو های مشخص کننده نام افراد، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت).
* نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).

* طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن).

* اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قرارداده یا با خود حمل کنیم. ( نصب ابزار آلات بر روی بوردهای مخصوص در تعمیرگاهها)
* نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
* استقرار کارکردی مواد، قطعات در قفسه ها و نظم بخشی به ابزارها و تجهیزات.
( جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها، چیدن قطعاتها در پالتهای انبار مطابق با اصول انبارداری، استفاده از سامانه fifo )

هدف از اجرای اصلS2:

• نظم و ترتیب در محل کار
• استقرار و جای‌دهی مناسب اشیاء
• ارتقاء بهره‌وری از طریق حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاء
• استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص آن
• آوردن و بازگرداندن هرچیز در جای مشخص و معین آن
• استاندارد کردن امور پرونده‌ها
• مشخص نمودن محدوده و محل استقرار اشیاء، با نشانه‌گذاری
• دادن نظم و ترتیب به تابلوی اعلانات
• نظم و ترتیب در وسایل ذخیره در قفسه‌ها و روی میز

S2 در محیط کار یا محیط اداری:

1. اشیاء را بر اساس میزان استفاده از آنها اولویت بندی نمایید:
2. اشیایی را که اصلا استفاده نمی‌شوند دور بریزید.
3. اشیایی را که فعلا استفاده نمی‌کنید ولی در آینده ممکن است بکار آیند، دور از دسترس قرار دهید.
4. اشیایی را که به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند دور از دسترس قرار دهید.
5. اشیایی را که گاهی استفاده می‌کنیم در محیط کار قرار دهید.
6. اشیایی را که غالبا استفاده می‌نمایید نزدیک خودتان قرار دهید.
7. اصل نظم دهی بر این اساس سبب می‌گردد شی مورد نظر به مقدار کافی و در زمان لازم در دسترس افراد قرار گیرد.
8. اشیایی را که نیاز ندارید دور ریخته و اشیاء مورد نیاز را بر حسب احتیاج در محیط کار قرار دهید. قفسه‌ها، روی میز و داخل کشو‌ها را مرتب کنید.

از اصل یک پیروی نمایید:

1. جلسات خود را نتیجه مدار تشکیل دهید یعنی اهداف آن مشخص باشد و فقط یک ساعت طول بکشد.
2. از هر وسیله فقط یکی کافی است.
3. رونوشت و سند کارها فقط یکی و در یک جای معین کافی است.
4. برای هرکار یک گروه کاری مشخص کافی است.
5. برای هر کار فقط یک کاربرگ کافی است.

3) پاکیزه سازی ( Seiso ):

در دیدگاه «پنج اس» پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
* تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از کارکنان، پاکیزگی و نظافت البسه کارکنان).
* شناسایی و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها فرسایش ها، ترک ها و غیره بوجود آمده است.

* شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن

* تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
* حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
* پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و…).

* آسان سازی بازبینی ( بازرسی و بازدید مدیریتها از مجموعه تحت پوشش خود …).

* مشخص نمودن مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار ( حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از کارکنان …).

*  انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر جهت رفع مشکلات جزئی

* فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای تمیز کردن هر چه بهتر ( در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه کارکنان به امر پاکیزگی محل کار… ).

هدف از اجرای اصلS3:

• دستیابی به میزان مطلوبی از پاکیزگی و حذف آلودگی ها
• بازبینی مجدد امور و مسئولیت‌ها

S3 در محیط کار یا محیط اداری:

• 1. دفتر کار باید همیشه پاکیزه و تمیز باشد.
  2. هرچیز در دفتر کار باید در محل خود قرار داشته باشد.
  3. هیچ مورد آلودگی نباید بر روی زمین، دیوارها، روی میز و یا زیر شیشه میز وجود داشته باشد.
  4. محیط کار زیبا باشد.
  5. وظایف و مسئولیتها تقسیم شده باشد.

4) استانداردسازی ( Seiketsu ):

استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی، نظم، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک فهرستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.

نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

• بازبینی دوره ای (تشکیل کارگروه بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
• علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا).
• علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سامانه اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع).
• تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش کارکنان در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از تجهیزات ویژه).
• برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار (نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها).
• تدوین دستورالعمل اجرای سامانه
• تشکیل جلسات کارگروه راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ تصمیمات لازم برای پیشبرد اهداف «پنج اس»
  استفاده از علائم و نشانه­ها ( در سالن تعمیرگاهها، انبار و دفاتر اداری).
• علائم نشاندهنده جهت و راهنما ( جهت حرکت خودروها در تعمیرگاه و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانها).
  برچسبهای نشاندهنده قطعات اصلی ( استفاده از برچسبهای ویژه شرکت از قبیل  هولوگرام،  بارکد و…).
• رنگهای هشدار دهنده.
• برچسب مواد حساس.
• استقرار اشیاء به نحوی که بتوان از آنها سریعاً استفاده نمود و آنها را کنترل کرد.

هدف از اجرای اصلS4:

• استاندارد اجرایی برای تداوم 5S
• مدیریت دیداری خلاق به منظور آشکار کردن ناهمگونی‌ها

مدیریت دیداری:

مدیریت دیداری در واقع زیبا سازی محیط با حداکثر بکارگیری قوه بینایی با استفاده از ابتکار کارکنان است.

S4 در محیط کار یا محیط اداری:

• تقسیم مسئولیت افراد
• تقسیم برنامه کاری و رسم فلوچارت برای انجام کارها و تقسیم کارها بر اساس اولویت زمانی
• استقرار اشیاء به نحوی که به آسانی بتوان آنها را یافت
• درست کردن چک فهرست قبل از آغاز امور اجرایی
• نمایه‌گذاری پرونده‌ها
• بکارگیری روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها و دفترچه راهنما برای حفظ استانداردها

5) انضباط ( Shitsuke ):

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی­هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه­های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می­پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید.

نمونه ­هایی از اجرای این S را می­توان بصورت زیر فهرست نمود:

1. تمرین نظم و ترتیب (آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به کارکنان جهت نظم و انضباط).
2. تمرین وقت شناسی (آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات).
3. نگرش مدیریت به فضاهای عمومی (ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار)
4. استفاده از تابلوهای اعلانات و یا تابلو های عمومی برای درج پیامهای آموزشی پنج اس
5. تمرین اقدامات ضروری ( استفاده از تجهیزات ایمنی … ).
6. توجه به زیباییها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای کار مناسب در تعمیرگاه وشرکت).

هدف از اجرای اصل S5:

• مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
• عادت به برقراری ارتباط به نحو صحیح و کنترل نتایج آن
• عادت به انجام کارها به نحو سامان یافته

S5 در محیط کار یا محیط اداری:

• ترتیبی دهید که همه در انجام امور مشارکت نمایند. شارکت دادن کلیه افراد در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات.
• ترتیبی دهید که هرکس نسبت به آنچه انجام می‌دهد احساس مسئولیت نماید. افراد هر روز    مسئولیت‌های خود را برشمارند.
• نحوه انجام صحیح کارها را به افراد آموزش دهید.